Use cases
Zes situaties uit onze praktijk. Een deel zijn echte klantprojecten, een deel zijn patronen die we keer op keer tegenkomen bij organisaties in infrastructuur, engineering en overheid.
Het privacylek dat niemand zag aankomen
Een map met gevoelige gegevens waar de halve organisatie bij kan - geen hack, geen kwade opzet, gewoon ooit opgezet met een goede reden en daarna in de vergetelheid geraakt.
We koppelen inhoud aan toegangsrechten: één overzicht van wat er staat, wie erbij kan, en wat weg kan.
Lees het verhaalWie het dossier niet op orde heeft, betaalt twee keer.
Bij renovatie en groot onderhoud is de eerste vraag; waar is het objectdossier met de up to date tekeningen en objectinformatie? Exacte duplicaten zijn het probleem niet, de laatste revisie en relevante documenten vinden wel.
We maken het tekeningenarchief doorzoekbaar, markeren de leidende revisie, en koppelen alles aan het juiste object.
Lees het verhaalHet archief is gescand. En nu?
Digitaliseren is niet scannen - het is beslissen wat weg mag, wat blijft, en wat overgebracht moet worden. Op basis van correcte metadata. Hoe kom je aan die data zonder alle documenten alsnog te (laten) bekijken ?
We classificeren automatisch elk document, rekenen de bewaartermijn door, en leveren alle data voor een vernietigingsverklaring die voldoet aan de Archiefwet.
Lees het verhaalVier weken Woo, en geen overzicht
Een Woo-verzoek lijkt een kwestie van termijn halen. Het echte probleem is de twijfel die overblijft als het dossier de deur uit gaat: missen we iets? Want de informatie zit verspreid over DMS'en, mailboxen en persoonlijke schijven.
We indexeren alle bronnen op inhoud, en verifiëren na het samenstellen of er documenten bestaan die niet zijn meegenomen. Geen sneller dossier - een verdedigbaar dossier.
Lees het verhaalAcht versies, één handtekening
Acht versies van hetzelfde contract, verspreid over mappen, mailboxen en het DMS. Eén heeft een handtekening en bindende werking - en niemand weet welke. Degene die het meestal weet, gaat met pensioen.
We indexeren alle opslaglocaties, koppelen hoofdcontract aan addenda en correspondentie, en reduceren de acht versies tot de twee die ertoe doen: het getekende origineel en de meest recente wijziging.
Lees het verhaalDrie weken antwoord, vijf jaar dossier
Een Kamervraag beantwoorden is geen dossier samenstellen - het is een dossier reconstrueren. Welke adviezen lagen op tafel toen het besluit viel? Die informatie is zelden bij elkaar gebracht.
We indexeren het volledige documentlandschap op inhoud, brengen eerdere Kamervragen over hetzelfde thema in beeld, en verifiëren of het dossier compleet is.
Lees het verhaal