Use cases
Sechs Situationen aus unserer Praxis. Teils echte Kundenprojekte, teils Muster, die wir immer wieder bei Organisationen in Infrastruktur, Ingenieurwesen und Verwaltung sehen.
Das Datenschutzleck, das niemand kommen sah
Ein Ordner mit sensiblen Daten, auf den die halbe Organisation Zugriff hat - kein Hack, keine böse Absicht, irgendwann mit gutem Grund angelegt und dann in Vergessenheit geraten.
Wir verknüpfen Inhalt und Zugriffsrechte: eine einzige Übersicht zeigt, was liegt, wer darauf zugreifen kann und was weg kann.
Die Geschichte lesenWer sein Dossier nicht in Ordnung hat, zahlt zweimal.
Bei Sanierungen und großen Instandhaltungen lautet die erste Frage: Wo ist das Objektdossier mit den aktuellen Zeichnungen und Objektinformationen? Exakte Duplikate sind nicht das Problem - die richtige Revision und die zugehörigen Dokumente zu finden schon.
Wir machen das Zeichnungsarchiv durchsuchbar, markieren die führende Revision und verknüpfen alles mit dem richtigen Objekt.
Die Geschichte lesenDas Archiv ist gescannt. Und jetzt?
Digitalisieren ist nicht Scannen - es ist die Entscheidung, was weg darf, was bleibt und was überführt werden muss. Auf Basis korrekter Metadaten. Wie kommt man an diese Daten, ohne alle Dokumente noch einmal sichten zu müssen?
Wir klassifizieren automatisch jedes Dokument, berechnen die Aufbewahrungsfrist und liefern alle Daten für eine Vernichtungserklärung, die dem Archivgesetz entspricht.
Die Geschichte lesenVier Wochen IFG, und keine Übersicht
Eine IFG-Anfrage sieht nach einem Fristproblem aus. Das eigentliche Problem ist der Zweifel, der bleibt, wenn das Dossier rausgeht: fehlt etwas? Die Information liegt verstreut über DMS, Mailboxen und persönliche Laufwerke.
Wir indexieren alle Quellen nach Inhalt und prüfen nach dem Zusammenstellen, ob Dokumente existieren, die nicht aufgenommen wurden. Kein schnelleres Dossier - ein verteidigbares.
Die Geschichte lesenAcht Versionen, eine Unterschrift
Acht Versionen desselben Vertrags, verteilt über Ordner, Mailboxen und das DMS. Eine hat eine Unterschrift und bindende Wirkung - und niemand weiß, welche. Diejenige, die es meistens weiß, geht in Rente.
Wir indexieren alle Speicherorte, verknüpfen Hauptvertrag mit Nachträgen und Korrespondenz und reduzieren die acht Versionen auf die zwei, die zählen: das unterzeichnete Original und die letzte Änderung.
Die Geschichte lesenDrei Wochen Antwort, fünf Jahre Dossier
Eine parlamentarische Anfrage zu beantworten heißt nicht ein Dossier zusammenstellen - es heißt eines rekonstruieren. Welche Beratungsnotizen lagen auf dem Tisch, als die Entscheidung fiel? Diese Information ist selten zusammengebracht.
Wir indexieren die gesamte Dokumentenlandschaft nach Inhalt, bringen frühere parlamentarische Anfragen zum gleichen Thema in den Blick und prüfen, ob das Dossier vollständig ist.
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