Vier weken Woo, en geen overzicht
De wettelijke termijn is duidelijk. Het archief iets minder.
Vrijdagmiddag, half vier. Bij een gemeente komt een Woo-verzoek binnen: alle interne correspondentie en adviezen rond een omstreden vergunningsbesluit uit 2021. De Woo-coördinator stuurt een mail rond. De projectleider is naar een andere afdeling vertrokken. De jurist die destijds adviseerde, is met pensioen. Wat overblijft staat verspreid over een DMS, twee SharePoint-sites, een gedeelde schijf en de mailbox van iemand die de organisatie inmiddels heeft verlaten. Vier weken wettelijke termijn, twee weken verdaging als het meezit. En een organisatie die niet precies weet wat ze in huis heeft.
De Woo geeft de burger recht op overheidsinformatie. Voor de gemeente of het ministerie betekent dat: aantonen wat je hebt, en aantonen dat het volledig is. In de praktijk gebeurt dat handmatig. Iemand stuurt mails rond, vraagt collega’s te zoeken, krijgt mappen vol bestanden terug. Ontdubbelen en lezen kost meestal het grootste deel van de tijd. Een Woo-dossier van enige omvang loopt op tot honderden uren werk, en op niet-tijdig leveren staat onder de Awb een dwangsom.
Het echte probleem zit niet in de termijn. Het zit in wat je niet weet dat je hebt. Een advies dat in een mailthread werd uitgewisseld en nooit in het DMS belandde. Een gespreksverslag op een persoonlijke schijf van iemand die vertrokken is. Een conceptnota die zes versies kent, waarvan niemand zeker weet welke er destijds rondging. Bij elk Woo-dossier dat je verstuurt zonder dat overzicht zit het risico ingebakken dat een journalist later via een ander spoor of een tweede verzoek of een lek of een vergelijkbare zaak alsnog een missend document boven tafel haalt. En dan is het probleem niet meer dat het er was. Het probleem is dat je niet volledige informatie hebt verstrekt.
Wij beginnen niet bij het Woo-verzoek, maar bij wat de organisatie heeft. Het platform indexeert documentbronnen op inhoud van DMS, gedeelde schijven, SharePoint, archiefdiensten en mailarchief - niet op bestandsnaam. OCR maakt oude scans en ingekomen brieven doorzoekbaar, ook als ze als PDF in een bijlage uit 2018 zitten. Documenttypes worden herkend en gekoppeld aan zaaknummers, dossiers of projecten - kortom gekoppeld aan de aanwezige organisatielogica. Duplicaten en concepten blijven traceerbaar maar zitten het overzicht niet meer in de weg. De winst zit in de stap erna: na samenstelling van een dossier zoekt het platform het volledige bestand af op inhoudelijk gerelateerde stukken die er niet inzitten en maakt logische, leesbare metadata die keuzes mogelijk maakt. Een mens beslist vervolgens of die er bewust buiten blijven, of alsnog meegaan.
De Woo-coördinator levert daarna niet alleen sneller het dossier. Ze levert een dossier waarvan ze kan uitleggen hoe het tot stand is gekomen. Welke bronnen zijn doorzocht. Welke documenten zijn meegenomen. Welke uitgesloten en op welke grond. Als de journalist belt met de standaardvraag of er stukken missen, is er geen stilte meer aan de andere kant van de lijn.