Vier Wochen IFG, und keine Übersicht
Die gesetzliche Frist ist eindeutig. Das Archiv etwas weniger.
Freitagnachmittag, halb vier. Bei einer Gemeinde geht eine WOO-Anfrage ein: die gesamte interne Korrespondenz und alle Beratungen rund um eine umstrittene Genehmigungsentscheidung aus dem Jahr 2021. Die WOO-Koordinatorin verschickt eine Rundmail. Der Projektleiter ist in eine andere Abteilung gewechselt. Die Juristin, die damals beraten hat, ist im Ruhestand. Was übrig bleibt, verteilt sich auf ein DMS, zwei SharePoint-Sites, ein gemeinsames Laufwerk und das Postfach einer Person, die die Organisation inzwischen verlassen hat. Vier Wochen gesetzliche Frist, zwei Wochen Verlängerung, wenn es gut geht. Und eine Organisation, die nicht genau weiß, was sie im Haus hat.
Das niederländische Informationsfreiheitsgesetz (Woo) gibt Bürgerinnen und Bürgern das Recht auf staatliche Informationen. Für die Gemeinde oder das Ministerium heißt das: nachweisen, was vorhanden ist, und nachweisen, dass es vollständig ist. In der Praxis geschieht das von Hand. Jemand verschickt Mails, bittet Kolleginnen und Kollegen zu suchen, bekommt Ordner voller Dateien zurück. Dubletten aussortieren und lesen verschlingt meistens den größten Teil der Zeit. Ein WOO-Dossier von einigem Umfang läuft schnell in die hunderten Arbeitsstunden, und auf eine verspätete Lieferung steht nach dem Allgemeinen Verwaltungsrecht (Awb) ein Zwangsgeld.
Das eigentliche Problem ist nicht die Frist. Es ist das, von dem Sie nicht wissen, dass Sie es haben. Eine Beratung, die in einem Mail-Thread ausgetauscht wurde und nie ins DMS gelangt ist. Ein Gesprächsprotokoll auf dem persönlichen Laufwerk einer Person, die nicht mehr da ist. Eine Konzeptnotiz in sechs Versionen, von denen niemand mehr sicher weiß, welche damals kursierte. Bei jedem WOO-Dossier, das Sie ohne diese Übersicht herausgeben, ist das Risiko eingebaut, dass eine Journalistin später über einen anderen Weg — eine zweite Anfrage, ein Leck, einen vergleichbaren Fall — doch noch ein fehlendes Dokument zutage fördert. Und dann ist das Problem nicht mehr, dass das Dokument existierte. Das Problem ist, dass Sie keine vollständigen Informationen geliefert haben.
Wir setzen nicht bei der WOO-Anfrage an, sondern bei dem, was die Organisation hat. Die Plattform indexiert Dokumentquellen nach Inhalt — DMS, gemeinsame Laufwerke, SharePoint, Archivdienste, Mailarchiv — nicht nach Dateinamen. OCR macht alte Scans und eingegangene Briefe durchsuchbar, auch wenn sie als PDF in einem Anhang aus 2018 stecken. Dokumenttypen werden erkannt und an Vorgangsnummern, Dossiers oder Projekte gekoppelt — kurz: an die bestehende Organisationslogik. Duplikate und Entwürfe bleiben nachvollziehbar, stehen der Übersicht aber nicht mehr im Weg. Der eigentliche Gewinn liegt im nächsten Schritt: nach dem Zusammenstellen eines Dossiers durchsucht die Plattform den gesamten Bestand nach inhaltlich verwandten Unterlagen, die nicht enthalten sind, und erzeugt lesbare Metadaten, die Entscheidungen ermöglichen. Ein Mensch entscheidet anschließend, ob sie bewusst draußen bleiben oder doch aufgenommen werden.
Danach liefert die WOO-Koordinatorin nicht nur schneller. Sie liefert ein Dossier, dessen Entstehung sie erklären kann. Welche Quellen durchsucht wurden. Welche Dokumente einbezogen wurden. Welche ausgeschlossen wurden, und auf welcher Grundlage. Wenn die Journalistin mit der Standardfrage anruft, ob Unterlagen fehlen, herrscht keine Stille mehr am anderen Ende der Leitung.