Drei Wochen Antwort, fünf Jahre Dossier
Bei einer parlamentarischen Anfrage liefern Sie keine Dokumente. Sie liefern eine Geschichte mit stichhaltiger Begründung.
Ein Mitglied der Zweiten Kammer stellt fünfzehn schriftliche Anfragen zu einer Förderregelung: ab wann war das Ministerium über die Vollzugsprobleme informiert, welche internen Stellungnahmen lagen vor, und warum wurde die Kammer nicht früher informiert. Das Ersuchen landet am Mittwochnachmittag bei einer Abteilung. Drei Wochen für einen Antwortentwurf mit zugrundeliegendem Dossier. Der Aktenführer telefoniert herum. Ein Kollege ist in eine andere Generaldirektion gewechselt. Eine Kollegin sucht eine Stellungnahme aus 2022, die in einer Notiz von 2023 zitiert wird, im DMS aber nicht zu finden ist. Ein Dritter schreibt: „Ich glaube, das liegt noch auf Loes’ Laufwerk — sie ist vor zwei Jahren in Rente gegangen.“
Eine parlamentarische Anfrage zu beantworten ist etwas anderes, als eine Woo-Anfrage (Informationsfreiheit) zu bearbeiten. Bei einer Woo liefern Sie, was vorhanden ist, gefiltert nach dem, was offengelegt werden darf. Bei einer parlamentarischen Anfrage bauen Sie eine kohärente Antwort aus dem auf, was vorhanden ist, und Sie müssen belegen können, dass diese Antwort stimmig ist. Das Dossier wird nicht zusammengestellt, es wird rekonstruiert. Welche Vermerke lagen auf dem Tisch, als die Entscheidung fiel? Welche Beratungen wurden seinerzeit gegeben, und von wem? Welche Korrespondenz gab es mit der Vollzugsbehörde? Frühere parlamentarische Anfragen zum gleichen Thema — was wurde damals geantwortet? Diese Informationen liegen selten strukturiert beieinander. Sie liegen in DMS-Systemen, Postfächern, persönlichen Laufwerken und in den Köpfen der Menschen, die damals daran gearbeitet haben.
Artikel 68 der niederländischen Verfassung verpflichtet Mitglieder der Regierung, der Zweiten Kammer alle erbetenen Auskünfte zu erteilen, soweit das Staatswohl dem nicht entgegensteht. Eine unvollständige Auskunft ist kein Verfahrensfehler. Sie fällt in den niederländischen politischen Verhältnissen in die Kategorie Vorfall: eine zweite Fragerunde, eine Dringlichkeitssitzung, im schlimmsten Fall ein Antrag. In jedem Dossier, das unter Zeitdruck zusammengestellt wird, ist das Risiko angelegt, dass ein Dokument existiert, das nicht enthalten war — und das später über eine Woo-Anfrage oder eine parlamentarische Untersuchung doch noch auftaucht. Dann ist das Problem nicht mehr das fehlende Stück. Das Problem ist, dass die Kammer unvollständig informiert wurde. Und dieses Problem lässt sich (wie die Geschichte mehrfach gezeigt hat) nicht mehr reparieren.
Wir setzen am vorderen Ende an — indem wir die Dokumentenlandschaft durchsuchbar machen, bevor das Ersuchen eintrifft. Die Plattform indexiert DMS-Systeme, gemeinsame Laufwerke, Archivdienste und Mailarchive nach Inhalt. OCR macht auch ältere Scans und eingegangene Briefe durchsuchbar. Dokumenttypen — Entscheidungsvermerk, Stellungnahme, Schreiben an die Kammer, Bericht — werden erkannt und mit den entsprechenden Politikdossiers verknüpft, einschließlich sauber aufgesetzter Metadaten. Verweise zwischen Dokumenten werden inhaltlich verfolgt: dieser Entscheidungsvermerk verweist auf jene Stellungnahme, diese auf einen Vollzugsbericht, und dort liegt nebenbei noch ein älteres Schreiben an die Kammer zum selben Thema. Der Schritt, der heute meist fehlt, ist eingebaut: nach dem Zusammenstellen eines Dossiers durchsucht die Plattform den gesamten Bestand nach inhaltlich verwandten Stücken, die nicht in der Fallakte sind. Ein Mensch entscheidet anschließend, ob sie bewusst draußen bleiben oder doch aufgenommen werden.
Der Unterschied liegt nicht in erster Linie in der Geschwindigkeit, obwohl es auch deutlich schneller geht. Der Unterschied ist, dass die Ministerin eine Antwort verschickt, deren Entstehung erklärt werden kann — welche Quellen durchsucht wurden, welche Dokumente einbezogen, welche ausgeschlossen, und auf welcher Grundlage. Kommt eine Folgefrage, eine Woo-Anfrage zum selben Thema oder eine Untersuchung, liegt das vollständige Dossier bereits vor. Und im politischen und administrativen Den Haag ist der Unterschied zwischen der Annahme, ein Dossier sei vollständig, und dem Nachweis, dass es vollständig ist, kein Detail.